目前，我國(guó)有相當(dāng)一部分水泥集團(tuán)的備品備件采購(gòu)，包括眾多物流服務(wù)環(huán)節(jié)等，由該水泥集團(tuán)所屬各分公司獨(dú)立完成。在這種運(yùn)作模式下，由于各分公司相互之間的業(yè)務(wù)溝通較少，所以流通效率明顯不高。

為此，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)改變?cè)械倪\(yùn)作模式，對(duì)備品備件實(shí)行集約化管理。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理

1.備件編碼和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。編碼要涵蓋每個(gè)單位所需的備品備件，編碼方式可按大類、小類、備件名稱、規(guī)格依次編碼;備件基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要明確備件的單位、庫存量。

2.庫位管理和備件存放狀態(tài)管理。要明確具體備件的存放狀態(tài)，即備件的存放庫位和該庫位的存放量，以便取發(fā)貨。

3.審核流程管理。為需要審批的業(yè)務(wù)設(shè)定審核流程，包括審核級(jí)別和各級(jí)別的審核人。注意同一級(jí)別審核流程可以有不同的審核人，同一審核人不允許屬于不同級(jí)別審核流程。

計(jì)劃管理

1.申請(qǐng)計(jì)劃錄入。各單位把本單位提交的月計(jì)劃和緊急計(jì)劃歸并成符合條件的備件代碼，利用終端輸入，目的是匯總采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)作為本單位領(lǐng)料出庫的依據(jù)。如果在備件代碼表中找不到申請(qǐng)計(jì)劃的備件，就需要先添加代碼，然后再錄入申請(qǐng)計(jì)劃。錄入人員可以修改申請(qǐng)計(jì)劃，但匯總后不再允許修改。

2.申請(qǐng)計(jì)劃匯總維護(hù)。計(jì)劃人員根據(jù)當(dāng)前庫存情況、庫存定額、庫存分配量進(jìn)行綜合平衡計(jì)算出實(shí)際采購(gòu)數(shù)量，同時(shí)根據(jù)系統(tǒng)提供的計(jì)劃單價(jià)計(jì)算出采購(gòu)金額，生成采購(gòu)計(jì)劃，以備審批、簽訂合同，為備件入庫提供依據(jù)。

3.采購(gòu)計(jì)劃審批。根據(jù)設(shè)定的采購(gòu)計(jì)劃審批流程，系統(tǒng)自動(dòng)把需審批的采購(gòu)計(jì)劃放到審核人簽核匣里，審批通過后自動(dòng)進(jìn)入采購(gòu)計(jì)劃分割;未能通過審核的備件采購(gòu)計(jì)劃需返回重新平衡、調(diào)整，另行申請(qǐng)批復(fù)。審批完畢后，采購(gòu)人員據(jù)此簽訂合同實(shí)際采購(gòu)。

4.庫存使用情況。查詢具體備件的數(shù)量和所處狀態(tài)，包括在庫量、保留量、在途量。當(dāng)一單位急需備件而其他單位有保留備件時(shí)，計(jì)劃人員可以在單位之間實(shí)現(xiàn)調(diào)撥，即將保留量轉(zhuǎn)讓。當(dāng)某單位的申請(qǐng)量大于需要量，而其他單位不需要時(shí)，計(jì)劃人員必須將其及時(shí)釋放，以便下期申請(qǐng)計(jì)劃能夠利用庫存。