目前，我國有相當(dāng)一部分水泥集團(tuán)的備品備件采購，包括眾多物流服務(wù)環(huán)節(jié)等，由該水泥集團(tuán)所屬各分公司獨立完成。在這種運作模式下，由于各分公司相互之間的業(yè)務(wù)溝通較少，所以流通效率明顯不高。
為此，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)改變原有的運作模式，對備品備件實行集約化管理。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理
1.備件編碼和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。編碼要涵蓋每個單位所需的備品備件，編碼方式可按大類、小類、備件名稱、規(guī)格依次編碼;備件基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要明確備件的單位、庫存量。
2.庫位管理和備件存放狀態(tài)管理。要明確具體備件的存放狀態(tài)，即備件的存放庫位和該庫位的存放量，以便取發(fā)貨。
3.審核流程管理。為需要審批的業(yè)務(wù)設(shè)定審核流程，包括審核級別和各級別的審核人。注意同一級別審核流程可以有不同的審核人，同一審核人不允許屬于不同級別審核流程。
計劃管理
1.申請計劃錄入。各單位把本單位提交的月計劃和緊急計劃歸并成符合條件的備件代碼，利用終端輸入，目的是匯總采購計劃，同時作為本單位領(lǐng)料出庫的依據(jù)。如果在備件代碼表中找不到申請計劃的備件，就需要先添加代碼，然后再錄入申請計劃。錄入人員可以修改申請計劃，但匯總后不再允許修改。
2.申請計劃匯總維護(hù)。計劃人員根據(jù)當(dāng)前庫存情況、庫存定額、庫存分配量進(jìn)行綜合平衡計算出實際采購數(shù)量，同時根據(jù)系統(tǒng)提供的計劃單價計算出采購金額，生成采購計劃，以備審批、簽訂合同，為備件入庫提供依據(jù)。
3.采購計劃審批。根據(jù)設(shè)定的采購計劃審批流程，系統(tǒng)自動把需審批的采購計劃放到審核人簽核匣里，審批通過后自動進(jìn)入采購計劃分割;未能通過審核的備件采購計劃需返回重新平衡、調(diào)整，另行申請批復(fù)。審批完畢后，采購人員據(jù)此簽訂合同實際采購。
4.庫存使用情況。查詢具體備件的數(shù)量和所處狀態(tài)，包括在庫量、保留量、在途量。當(dāng)一單位急需備件而其他單位有保留備件時，計劃人員可以在單位之間實現(xiàn)調(diào)撥，即將保留量轉(zhuǎn)讓。當(dāng)某單位的申請量大于需要量，而其他單位不需要時，計劃人員必須將其及時釋放，以便下期申請計劃能夠利用庫存。